Brief naar de examencommissie, en nu?

Instanties

8 jul

Geschreven door Robert-Jan van Eenennaam

Student schrijft brief als reactie op examencommissie uitnodiging.

Een 1.0 voor je paper omdat het jouw ingeleverde werk plagiaat bevat. Of dat nu opzettelijk is of niet, het kan grote gevolgen hebben voor het verdere verloop van je opleiding. Wanneer een docent fraude of plagiaat constateert bij een student, meldt hij dit aan de examencommissie. Deze commissie kan besluiten tot voor jou desastreuze sancties. Ben je het niet eens met de opgelegde sanctie? Dan kun je een brief naar de examencommissie schrijven waarin je uitlegt hoe het zover heeft kunnen komen en wat je het komende jaar zal veranderen. In dit artikel lees je hoe deze procedure precies in zijn werk gaat.

Wanneer stuur je een brief naar de examencommissie?

Iedere student hoopt het nooit nodig te hebben: een schriftelijk verhaal richten aan de examencommissie. Maar er zijn situaties waarin je bijna niet anders kunt:

Plagiaat of fraude beschuldiging:

Je docent heeft je werk aangemerkt als (mogelijk) plagiaat of fraude. Bijvoorbeeld omdat je opdracht een te hoog overeenkomstpercentage had in Turnitin/Ephorus, of omdat delen van je tekst verdacht veel lijken op een modelantwoord. In zo’n geval meldt de docent dit meestal aan de examencommissie. Vaak word je dan uitgenodigd om je kant van het verhaal te vertellen; mondeling of schriftelijk. Het kan zijn dat je eerst een brief moet sturen waarin je uitlegt hoe het zit, vóórdat er een hoorzitting plaatsvindt.

Welke vormen van plagiaat we onderscheiden en welke sancties daarvoor gelden, lees je op deze pagina.

Negatief BSA (bindend studieadvies):

Je dreigt niet te voldoen aan de norm door bijzondere omstandigheden, of je hébt al officieel een negatief BSA ontvangen. Als je vindt dat dit onterecht is of dat er verzachtende omstandigheden zijn (ziekte, familieomstandigheden, dyslexie die laat bekend werd, etc.), kun je de examencommissie aanschrijven. Je vraagt dan in feite om uitstel of intrekking van het negatief BSA. Hierin motiveer je waarom je denkt dat je een extra kans verdient om de benodigde punten te halen.

Neem nu contact op

Overige kwesties:

Soms zijn er andere problemen, zoals een onenigheid over een examenresultaat, onduidelijkheid rond vrijstellingen, of een maatregel die je is opgelegd waar je het niet mee eens bent. Ook dan is de examencommissie het orgaan waar je je toe wendt met een brief of verzoekschrift.

Je schrijft dus een brief naar de examencommissie zodra je tegen een formeel probleem aanloopt binnen je opleiding waar je zelf niet uitkomt met de docent of opleiding.

Heel belangrijk: wees er op tijd bij.

Zodra je weet dat er een mogelijk probleem is, kun je al beginnen met je verhaal op papier te zetten. Vaak staat in de onderwijsregels een termijn genoemd. Bijvoorbeeld dat je binnen 2 weken schriftelijk kunt reageren op een plagiaatverdenking, of dat je binnen 6 weken na een negatief BSA in beroep kunt. Wacht niet tot het laatste moment. Een goed onderbouwde brief kost tijd om te schrijven. En de examencommissie moet ook de tijd krijgen om deze mee te wegen.

Wat is de examencommissie en wat kan die doen?

De examencommissie is een onafhankelijk orgaan binnen jouw hogeschool of universiteit dat waakt over de eerlijkheid en kwaliteit van toetsen en diploma’s. In gewone taal: ze zorgen dat alles rondom examens en studieresultaten volgens de regels verloopt. De commissie bestaat vaak uit docenten en soms externen, en opereert op basis van het OER (Onderwijs- en Examenregeling) van jouw studie. Lees hier meer over de examencommissie.

Wat kunnen ze zoal beslissen of regelen?

Fraude en plagiaat bestraffen:

Als er fraude is geconstateerd, bepaalt de examencommissie welke sanctie gepast is. Dit staat deels ook weer in het OER beschreven. Bijvoorbeeld “bij plagiaat krijgt de student een 1 voor het vak en wordt hij uitgesloten van de volgende toetsmogelijkheid”. In ernstige gevallen kan de commissie beslissen om een student voor een bepaalde periode uit te sluiten van alle tentamens, of zelfs een student van de opleiding te verwijderen. Dat laatste is zeldzaam en alleen bij herhaaldelijke of zeer zware fraude. Maar weet: de commissie heeft die bevoegdheid. Lees ook: Kunnen docenten ChatGPT herkennen?

Bindend Studieadvies geven of uitstellen:

Aan het eind van je eerste jaar bepaalt de examencommissie of je genoeg voortgang hebt gemaakt. Heb je te weinig studiepunten en geen geldige reden, dan geven ze een negatief BSA: je moet stoppen met de opleiding. Heb je wél goede redenen, bijvoorbeeld: langdurige ziekte of persoonlijke problemen? Dan kunnen ze besluiten het BSA eenmalig uit te stellen. Je krijgt dan als het ware een extra jaar de kans. Alle mogelijke regels hieromtrent staan ook in je OER.

Vrijstellingen en maatwerk:

De examencommissie kan bijvoorbeeld vrijstelling geven voor een vak als jij elders al een vergelijkbaar vak hebt gehaald. Ze kunnen ook in bijzondere situaties afwijken van standaard regels. Bijvoorbeeld een extra tentamenkans toestaan, of een alternatieve opdracht bij bijzondere omstandigheden.

Beoordelen van verzoeken/klachten:

Jouw brief valt eigenlijk in deze categorie. De examencommissie leest jouw verhaal en beoordeelt: is het verzoek redelijk, passen de omstandigheden binnen uitzonderingsgronden, of is er speling binnen de regels om aan jouw verzoek te voldoen? Ze wegen het studentenbelang af tegen de academische eerlijkheid en kwaliteitsstandaarden.

→ Het helpt om te beseffen: de examencommissie is er niet tegen jou, maar heeft een neutrale rol. Ze willen fraude eerlijk bestraffen, maar ook studenten beschermen waar nodig. Ze houden rekening met je persoonlijke verhaal mits je dat duidelijk en tijdig indient. In zekere zin kun je ze zien als scheidsrechters: strikt, maar rechtvaardig als je alles goed onderbouwt.

Hoe verloopt de procedure na jouw brief?

Je hebt de stap gezet: je hebt de examencommissie een nette brief gestuurd waarin je jouw situatie uitlegt. Wat gebeurt er daarna? Over het algemeen kun je het volgende verwachten:

1. Ontvangstbevestiging en uitnodiging:

Meestal krijg je binnen een paar dagen tot een week een bevestiging dat je brief is ontvangen. In veel gevallen zal de examencommissie je direct of korte tijd later uitnodigen voor een hoorzitting. Dit is je kans om je verhaal toe te lichten. Soms wordt zo’n uitnodiging al vermeld in de oproep: “U wordt verzocht te verschijnen op [datum] voor de examencommissie om uw brief toe te lichten.” In andere gevallen vragen ze eerst schriftelijk om nadere info. Let goed op wat ze van je verwachten.

2. Voorbereiding door de commissie:

De examencommissieleden lezen jouw brief en verzamelen relevante documenten. Bijvoorbeeld: kopie van het werk waar plagiaat bij geconstateerd is, het Turnitin-rapport, de verklaring van de docent, jouw cijferlijst, eventueel medisch attest als je dat hebt meegestuurd, etc. Ze zullen tijdens de vergadering jouw casus bespreken en vragen formuleren.

3. Hoorzitting (het gesprek):

Op de geplande datum mag je jouw kant van het verhaal vertellen. Zo’n zitting is meestal met een paar commissieleden: een voorzitter, secretaris en bijvoorbeeld een docent. Het is begrijpelijk als je nerveus bent, maar zie het als een kans. Ze willen je persoonlijk spreken om duidelijkheid te krijgen. Bereid je hier goed op voor. Ze zullen vragen stellen om te toetsen wat er nu precies gebeurd is en hoe jij daarop reflecteert. Wees eerlijk in je antwoorden. Dit gesprek is het moment om misverstanden weg te nemen. Als er sprake was van onwetendheid of een eerlijke vergissing, maak dat duidelijk. Als je fout zat, toon berouw en laat zien wat je geleerd hebt.

→ Tip: Je mag tijdens zo’n hoorzitting vaak iemand meenemen ter ondersteuning. Dit kan een vriend, ouder, mentor zijn, of zelfs een advocaat die ervaring heeft met examencommissies. Die persoon mag meestal niet het woord voor je doen (tenzij het een officiële juridische procedure is, zoals bij een beroep), maar kan je steunen en aantekeningen maken. Informeer vooraf even of dit is toegestaan; vrijwel altijd wel.

4. Besluit van de examencommissie:

Na de hoorzitting gaat de commissie beraadslagen zonder jou erbij. Zij wegen alles af: de bevindingen van de docent, jouw verhaal, eventueel bewijsmateriaal en de regels in het OER. Vervolgens nemen ze een besluit. Dit besluit krijg je vaak schriftelijk per mail of brief, meestal binnen twee tot vier weken na het gesprek. Soms delen ze aan het einde van de zitting al informeel mee wat ze van plan zijn, maar officieel volgt er een brief. In die beslissing staat of ze je verzoek inwilligen of afwijzen, en welke eventuele sanctie of regeling nu van kracht is.

Mogelijke uitkomsten zijn bijvoorbeeld:

Bij plagiaat/fraude: “De examencommissie acht het plagiaat bewezen en handhaaft de maatregel: cijfer 1, uitsluiting van de herkansing.” Of bij mildheid: “... besluit u een schriftelijke waarschuwing te geven, het cijfer wordt ongeldig maar u mag de cursus volgend jaar overdoen.”
Bij een BSA-uitstel verzoek: “De examencommissie besluit uw BSA te verlengen tot het einde van volgend studiejaar. U krijgt de kans om de ontbrekende punten te halen onder de voorwaarde dat [bijv. minimaal 45 punten in jaar 2].” Of helaas: “... besluit het bindend studieadvies niet in te trekken; het negatieve BSA blijft staan.”

5. Vervolgmogelijkheden:

Ben je blij met het besluit? Mooi, zaak afgerond. Ben je het niet eens met de beslissing? Dan heb je het recht om in beroep te gaan bij het College van Beroep voor de Examens (CBE) van jouw instelling, meestal binnen 6 weken na de beslissing. Dit is een meer formele juridische procedure, waar vaak een commissie van externen naar de zaak kijkt. Je kunt hierbij ook een advocaat inschakelen en je argumenten nogmaals naar voren brengen.

Veel studenten schakelen daarom De Studentenadvocaat in als het op zo’n formeel beroep aankomt, omdat een professional de winkans vergroot en de stress bij jou wegneemt. Het CBE kan de beslissing van de examencommissie bevestigen of herroepen. In de praktijk zie je dat ze een besluit soms vernietigen als er procedurefouten zijn gemaakt. Neem hiervoor vandaag nog contact met ons op.

Wat kun je van de examencommissie verwachten qua hulp of begrip?

Een examencommissie klinkt streng. Toch is hun rol niet alleen straffen uitdelen; ze hebben ook een zorgtaak. Zeker in gevallen waar een student zelf aan de bel trekt of uitleg geeft, zal de commissie kijken naar oorzaken en oplossingen, niet alleen naar de overtreding. Dit kun je in het beste geval van ze verwachten:

Meedenkend vermogen:

Als jij in je brief eerlijk aangeeft waar het misging (bijv. “Door persoonlijke problemen heb ik slecht gefunctioneerd en ben ik over de schreef gegaan bij die opdracht”), dan zal de commissie dit meewegen. Ze beoordelen of jouw omstandigheden begrip verdienen en of een zware straf wel proportioneel is. Ze kunnen bijvoorbeeld besluiten enkel een waarschuwing te geven in plaats van uitsluiting, als ze zien dat jij je fouten inziet en de omstandigheden uitzonderlijk waren.

Hulptraject of begeleiding:

Examencommissies kunnen maatregelen nemen die gericht zijn op verbetering in plaats van bestraffing. Ze kunnen je bijvoorbeeld verplichten om een cursus “academische schrijfvaardigheid” te volgen na een plagiaatincident, in ruil daarvoor mag je het vak opnieuw doen. Of ze verwijzen je naar een studieadviseur voor intensieve begeleiding. Dit klinkt streng, maar is eigenlijk een helpende hand: men wil voorkomen dat je nog eens in zo’n situatie komt.

Vrijstellingen of reparaties:

In bijzondere gevallen kan een examencommissie maatwerk bieden. Stel dat je plagiaat pleegde in paniek, maar verder altijd goede cijfers hebt. Ze zouden kunnen besluiten: je krijgt voor dit vak een 1, maar we zien af van verdere sancties zodat je je P (propedeuse) alsnog dit jaar kunt halen. Of bij een BSA: als duidelijk is dat je door een medische situatie studievertraging opliep, kunnen ze je vrijstellen van de BSA-norm dit jaar en die punten volgend jaar laten halen. Dit is geen recht, maar uit coulance mogelijk.

Verwacht echter geen wonderen

Een examencommissie zal niet zomaar “oh je hebt sorry gezegd, laat maar zitten” zeggen. Ze toetsen altijd of het acceptabel is om aan je verzoek te voldoen binnen de regels. Soms is hun speelruimte beperkt. Ze kunnen bijvoorbeeld niet ineens een gehaald plagiaatvak goedkeuren alsof er niks is gebeurd. Dat zou oneerlijk zijn naar anderen. Wat ze wel kunnen, is de gevolgen beperken en je ondersteunen bij herstel.

Bedenk het zo: in je brief vraag je eigenlijk om begrip en een oplossing. De commissie zal zoveel mogelijk rekening houden met je punten en problemen, zolang ze het kunnen verantwoorden binnen de examenregels. Hun verantwoordelijkheid is ook om de waarde van diploma’s en toetsen te bewaken, dus ze blijven streng waar nodig. Jouw taak is om het hen makkelijk te maken om jou te helpen. Door open kaart te spelen en aan te tonen dat jij de best mogelijke intenties hebt om je studie succesvol voort te zetten.

Tips voor het schrijven van een overtuigende brief aan de examencommissie

Het opstellen van zo’n brief kan best lastig zijn. Je wilt professioneel overkomen, maar ook persoonlijk en eerlijk. Hier zijn een paar tips en punten die je zeker moet benoemen in je brief:

Begin met de feiten:

Leg helder uit wat er is gebeurd. Bijvoorbeeld: “Op [datum] heb ik het verslag voor vak X ingeleverd. Op [datum] ontving ik van docent Y bericht dat er plagiaat was geconstateerd. Het betreft overeenkomsten met een oud antwoordmodel.” Wees specifiek en feitelijk. Dit laat zien dat je de situatie serieus neemt en niets probeert te verhullen.

Leg uit hoe het kon gebeuren (jouw perspectief):

Dit is het belangrijkst. Waarom is het misgegaan? Vertel eerlijk jouw kant. Voorbeelden zijn:

“Vorig jaar heb ik dit vak ook gevolgd en toen kregen we het antwoordmodel. De docent zei dat we dat als oefenmateriaal mochten gebruiken. Ik heb bij het opnieuw maken van de opdracht delen hiervan gebruikt ter referentie, niet wetende dat dit als fraude zou tellen.”

Of:

“Ik was in de veronderstelling dat het hergebruiken van eigen teksten (zelfplagiaat) was toegestaan, omdat ik mijn eigen werk citeerde. Hier zat ik fout, maar dat besefte ik pas achteraf.” Licht ook toe of er omstandigheden waren: hoge druk, miscommunicatie, persoonlijke problemen. Maar gebruik die niet als excuus, eerder als context.

Toon inzicht en verantwoordelijkheid:

Heel belangrijk is de toon: neem verantwoording voor jouw aandeel. Zelfs als je jezelf onschuldig acht, kun je iets zeggen als: “Ik begrijp dat mijn werkwijze verwarring heeft gewekt en dat dit op fraude lijkt.” En als je wel fout zat: “Ik realiseer me dat ik verkeerd heb gehandeld. Dit had nooit mogen gebeuren en ik bied mijn excuses aan voor deze fout.” Laat blijken dat je begrijpt waarom er regels zijn tegen plagiaat/fraude en dat je die ook onderschrijft.

Geef aan wat je geleerd hebt of gaat veranderen:

De examencommissie wil zien dat zoiets niet nog een keer gebeurt. Schrijf bijvoorbeeld: “Ik heb inmiddels een workshop bronvermelding gevolgd / Ik heb contact gezocht met de studieadviseur om dit te bespreken / Volgend jaar zal ik een strak studieschema hanteren, zodat ik niet weer in tijdnood kom.” Of heel concreet: “Als ik nogmaals een oud verslag bekijk, zal ik duidelijk aangeven wat overgenomen is en toestemming vragen aan de docent.” Hiermee laat je zien dat je vooruitkijkt en constructief bent.

Vraag om een oplossing, niet alleen om genade:

Formuleer duidelijk wat je hoopt dat de examencommissie voor je kan doen. Bijvoorbeeld: “Graag verzoek ik u om de opgelegde straf (uitsluiting van het vak) te heroverwegen. Ik hoop dat ik het vak in het nieuwe jaar alsnog mag herkansen, eventueel onder bepaalde voorwaarden.”

Of:

“Ik verzoek om uitstel van het bindend studieadvies, zodat ik mijn achterstand, veroorzaakt door [omstandigheid], kan inhalen.”

Hou het formeel maar persoonlijk:

Spreek de brief netjes aan met “Geachte examencommissie,”. Eindig met “Hoogachtend,” of “Met vriendelijke groet,” en je naam/studentnummer. Maar in de inhoud mag best jouw stem doorklinken. Ze moeten merken dat er een mens van vlees en bloed achter dat studentnummer zit, die hiervan baalt en het wil rechtzetten.

Bedank ze voor de tijd en moeite:

Dit kan kort, bijv. “Bij voorbaat dank voor uw tijd en het in behandeling nemen van mijn verzoek.” Het toont respect voor hun positie.

→ Vergeet niet om eventuele bewijsstukken bij te voegen als die relevant zijn. Denk aan: een medische verklaring bij ziekte, email van je docent waarin iets staat dat jouw verhaal ondersteunt (“jullie mochten vorig jaar modelantwoorden gebruiken”), een verklaring van een begeleider, etc. Verwijs in de brief naar de bijlage: “Zie bijlage 1 voor de email van de docent d.d. … waarin staat dat…”.

Na de brief: het gesprek met de examencommissie

Heb je een uitnodiging ontvangen voor een hoorzitting naar aanleiding van je brief? Dat is spannend, maar bedenk: dit is een kans om je verhaal kracht bij te zetten. Bereid je goed voor. Een paar tips om het gesprek succesvol te laten verlopen:

Herlees alles: Ga nog eens door je eigen brief, de stukken die je hebt (zoals het plagiaatrapport, de opdracht zelf, etc.). Zorg dat je precies weet wat je geschreven hebt en wat hun punten kunnen zijn.
Maak een tijdlijn en aantekeningen: Het kan helpen om voor jezelf een chronologisch overzicht te maken van de gebeurtenissen. Dit voorkomt dat je dingen door elkaar haalt tijdens het gesprek. Ook kun je alvast opschrijven welke argumenten je per punt wil benoemen. Neem deze aantekeningen gerust mee naar het gesprek. Het is toegestaan om tijdens zo’n hoorzitting papieren voor je te hebben ter ondersteuning.
Blijf bij de feiten en wees consequent: De commissie zal mogelijk kritisch doorvragen. Bijvoorbeeld: “Je zegt dat je niet wist van regel X, maar in de studiewijzer staat het duidelijk. Hoe kan dat?”
Of:
“Je stelt dat je geen oude cijfers hebt laten staan, maar waarom komt jouw antwoord dan woordelijk overeen met het model?” Raak dan niet in paniek. Blijf eerlijk. Als iets inderdaad niet zo sterk klinkt, erken dat dan: “U hebt gelijk, achteraf had ik dat moeten weten. Dat neem ik mij ook kwalijk.” Draai niet ineens je verhaal bij en ga niet liegen; daar prikken ze vaak zo doorheen en maakt het juist erger.
Toon de juiste houding: Laat zien dat je leergierig en coöperatief bent. Word niet boos, ook al vind je het misschien onterecht dat je hier zit. Ga niet de docent volledig afvallen; beter is: “Ik begrijp dat de docent het zo heeft opgevat, maar ik wil graag uitleggen hoe ik het bedoeld heb.” Dank de commissie aan het eind voor de gelegenheid om je verhaal te doen, hoe het besluit ook uitvalt.
Weet dat een fout menselijke reactie oké is: Mocht je emotioneel worden, het is tenslotte je studie toekomst waar het om gaat, schaam je niet te veel. Niemand verwacht dat je een ijskoud pleidooi houdt als een advocaat. Je mag best laten blijken dat je hiermee zit. Zeg desnoods: “Dit houdt me ’s nachts wakker, ik maak me erg zorgen. Mijn studie is heel belangrijk voor me.” Zoiets kan de commissie ook menselijker stemmen, zolang je inhoudelijk maar duidelijk blijft.

→ Na het gesprek is het weer in afwachting van de beslissing. Gebruik die tijd om eventueel al na te denken over “wat als”-scenario's. Als je gelijk krijgt, top. Als je ongelijk krijgt, overweeg dan of je in beroep wilt. En zoek op tijd juridisch advies als je dat overweegt, want 6 weken gaan snel voorbij.

Hulp nodig? De Studentenadvocaat staat voor je klaar

Het schrijven van een brief naar de examencommissie en het verdedigen van jezelf kan behoorlijk intimiderend zijn. Je wilt niets over het hoofd zien en zo professioneel mogelijk overkomen. Begrijpelijk vraag je je af: hoe zorg ik dat ik de beste kans heb dat ze naar me luisteren? Hier komt De Studentenadvocaat in beeld. Wij zijn gespecialiseerd in onderwijsrecht en hebben al veel studenten bijgestaan in zaken rond plagiaat, fraude en negatieve BSA’s. We weten precies hoe je een sterk verhaal neerzet dat zowel eerlijk als strategisch is.

Wat kunnen we voor jou doen?

Juridisch advies op maat: Misschien twijfel je of je überhaupt een case hebt. Was die beschuldiging wel onterecht? Heb je recht op uitstel van BSA? We leggen je eerlijk uit wat je kansen zijn en op welke regels je je kunt beroepen. Soms staan er in het OER gunstige bepalingen die studenten niet kennen. Wij wel.

Bijstand tijdens het hoorzittingsgesprek: Je hoeft niet alleen naar zo’n zitting. Wij kunnen met je meegaan als jouw adviseur. We zorgen dat jouw rechten gerespecteerd worden tijdens het gesprek en grijpen in als er dingen niet volgens de procedure gaan.

Beroepprocedures voeren: Als de examencommissie toch ongunstig beslist, houdt het niet op. Wij kunnen namens jou een beroep indienen bij het CBE en je daarbij vertegenwoordigen. In die fase komt al onze juridische kennis van pas om jouw zaak zo sterk mogelijk neer te zetten.

Brief naar de examencommissie geschreven? Onthoud dan wel:

Een brief naar de examencommissie is geen garantie dat je je zin krijgt. Ze zullen jouw verzoek serieus nemen, maar ook toetsen aan de regels en belangen van de opleiding. Het is daarom van groot belang dat je goed overkomt in al je communicatie met hen.

Heb jij hulp nodig bij het schrijven van een brief, het voorbereiden van een hoorzitting of het indienen van een beroep? Laat het ons weten. Hoe eerder je ons inschakelt, hoe meer we voor je kunnen betekenen. Samen zorgen we ervoor dat een fout of misverstand niet het einde van jouw studie betekent. Een kort gesprek kan vaak al verduidelijken wat je opties zijn en hoe we je kunnen ondersteunen. Stuur ons daarom vandaag nog een bericht.